Kebijakan Privasi

Aplikasi: FOKAL HRIS (Human Resource Information System)
Pengembang: PT. Cahaya Sani Vokasi
Paket aplikasi: com.fokal.hris
Berlaku sejak: 15 Juni 2026
Terakhir diperbarui: 28 Agustus 2026

Kebijakan Privasi ini menjelaskan bagaimana kami mengumpulkan, menggunakan, menyimpan, dan melindungi data pribadi Anda saat menggunakan aplikasi mobile FOKAL HRIS (“Aplikasi”). Aplikasi ini ditujukan bagi karyawan dan pengguna yang telah diberi akses oleh perusahaan/organisasi pengguna (“Perusahaan Anda”).

Dengan mengunduh, mengakses, atau menggunakan Aplikasi, Anda menyetujui pengumpulan dan penggunaan informasi sebagaimana dijelaskan dalam kebijakan ini, sejalan dengan Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP) dan peraturan terkait lainnya di Indonesia.

1. Pengendali Data

Pengendali data pribadi untuk Aplikasi ini adalah:

• PT. CAHAYA SANI VOKASI
• Email: it@sanivokasi.com

Data kepegawaian Anda juga diproses oleh Perusahaan Anda sebagai pengguna layanan HRIS. Untuk pertanyaan terkait data kepegawaian, hubungi departemen HR Perusahaan Anda.

2. Data yang Kami Kumpulkan

Kami dapat mengumpulkan kategori data berikut:

a. Data akun dan autentikasi

• Alamat email dan kata sandi (jika login manual)
• Informasi akun Google (nama, email, foto profil) jika Anda memilih login dengan Google
• Token sesi/autentikasi untuk menjaga Anda tetap terhubung secara aman

b. Data kepegawaian dan profil

• Nama lengkap, NIK, jenis kelamin, agama, status pernikahan
• Tanggal dan tempat lahir, jumlah anak
• Alamat domisili dan alamat KTP
• Nomor telepon, email, kontak darurat
• Jabatan, departemen, status karyawan, tanggal bergabung
• Foto profil dan tanda tangan digital
• Informasi gaji (hanya ditampilkan setelah verifikasi tambahan, jika fitur tersedia)
• Data atasan dan lokasi kerja

c. Data absensi dan lokasi

• Koordinat GPS (latitude/longitude) saat absensi masuk/keluar
• Foto bukti absensi (jika diwajibkan oleh Perusahaan Anda)
• Riwayat kehadiran, jadwal kerja, dan data terkait absensi lainnya

Catatan soal foto bukti absensi: Foto bukti absensi adalah foto biasa (bukan data biometrik/wajah) yang berfungsi sebagai bukti visual kehadiran, mirip rekaman CCTV. Kami tidak melakukan deteksi wajah atau pengenalan wajah pada foto ini — tidak ada fitur wajah, template wajah, atau data biometrik apa pun yang diekstraksi, dianalisis, disimpan terpisah, dibagikan, atau digunakan untuk keperluan lain dari foto tersebut. Karena kami tidak mengumpulkan data biometrik/wajah, tidak ada data wajah yang perlu dihapus atau persetujuannya dicabut secara terpisah — foto itu sendiri dapat dihapus lewat mekanisme di Bagian 9 (Hak Anda). Pengguna tetap bisa mengirim absensi meski foto yang diunggah tidak menampilkan wajah dengan jelas; aplikasi tidak memvalidasi keberadaan wajah. Foto disimpan apa adanya di server kami sendiri dan tidak dibagikan ke layanan pengenalan wajah pihak ketiga mana pun. Retensi mengikuti kebijakan retensi data kepegawaian di Bagian 7.

d. Data pengajuan dan aktivitas HR

• Pengajuan cuti, lembur, perjalanan dinas, dan permintaan SDM lainnya
• Lampiran dokumen atau foto yang Anda unggah terkait pengajuan
• Riwayat persetujuan dan notifikasi terkait proses HR

e. Data perangkat dan teknis

• ID instalasi unik perangkat
• Token Firebase Cloud Messaging (FCM) untuk notifikasi push
• Platform (Android/iOS), versi sistem operasi, model perangkat, produsen
• Versi aplikasi
• Identifier for Vendor (iOS, jika tersedia)
• Laporan crash dan error teknis (melalui Firebase Crashlytics)

f. Data lokal di perangkat

• Preferensi bahasa aplikasi
• Status onboarding dan pengaturan tampilan
• Token autentikasi dan data sesi (disimpan secara lokal dengan SharedPreferences)

3. Izin Perangkat yang Digunakan

Aplikasi dapat meminta izin berikut:

• Internet & status jaringan — komunikasi dengan server HRIS
• Lokasi (presisi/kasar) — verifikasi absensi di lokasi kerja
• Kamera — foto profil, bukti absensi, dan lampiran dokumen. Kamera hanya mengambil foto biasa; tidak ada deteksi atau pengenalan wajah yang dilakukan
• Penyimpanan (Android ≤ 12) — memilih atau menyimpan file lampiran
• Notifikasi — pemberitahuan pengajuan, persetujuan, dan pengumuman
• Layanan latar depan lokasi — proses absensi yang memerlukan lokasi aktif

Anda dapat menolak izin tertentu melalui pengaturan perangkat, namun beberapa fitur (terutama absensi) mungkin tidak dapat digunakan.

4. Cara Kami Menggunakan Data

• Menyediakan layanan HRIS: absensi, profil, cuti, pengumuman, dan fitur HR lainnya
• Memverifikasi identitas dan mengamankan akses akun
• Mengirim notifikasi push terkait aktivitas HR
• Memproses pengajuan dan alur persetujuan di Perusahaan Anda
• Meningkatkan stabilitas dan keamanan aplikasi (analisis crash)
• Mematuhi kewajiban hukum dan kebijakan internal Perusahaan Anda

5. Dasar Hukum Pemrosesan

• Pelaksanaan perjanjian kerja dan layanan HR antara Anda dan Perusahaan Anda
• Persetujuan Anda (misalnya saat memberikan izin lokasi, kamera, atau notifikasi)
• Kepentingan sah untuk keamanan sistem dan pencegahan penyalahgunaan
• Pemenuhan kewajiban hukum yang berlaku

6. Berbagi Data dengan Pihak Ketiga

Kami dapat membagikan data kepada:

• Perusahaan Anda — sebagai pengguna utama sistem HRIS
• Server backend HRIS — data dikirim ke server kami (https://sani.sanivokasi.com dan infrastruktur terkait) untuk diproses sesuai kebutuhan layanan
• Google LLC — untuk layanan:
  • Google Sign-In (autentikasi)
  • Firebase Cloud Messaging (notifikasi push)
  • Firebase Crashlytics (laporan error/crash)
  Kebijakan Google: https://policies.google.com/privacy
• Penyedia infrastruktur — hosting, penyimpanan, dan layanan pendukung yang terikat perjanjian kerahasiaan
• Otoritas hukum — jika diwajibkan oleh hukum yang berlaku

Kami tidak menjual data pribadi Anda kepada pihak ketiga untuk tujuan pemasaran.

7. Penyimpanan dan Retensi Data

Data disimpan di server yang dikelola oleh kami dan/atau Perusahaan Anda. Data lokal di perangkat (seperti token sesi) dihapus saat Anda logout atau menghapus data aplikasi.

Periode penyimpanan data kepegawaian mengikuti kebijakan retensi Perusahaan Anda dan ketentuan hukum yang berlaku. Data crash/analitik teknis disimpan sesuai kebijakan Firebase/Google.

8. Keamanan Data

Kami menerapkan langkah-langkah keamanan yang wajar, termasuk transmisi data melalui HTTPS, kontrol akses berbasis autentikasi, dan pembatasan akses internal. Namun, tidak ada metode transmisi atau penyimpanan elektronik yang 100% aman.

9. Hak Anda

Sesuai UU PDP, Anda berhak untuk:

• Mengakses dan memperoleh salinan data pribadi Anda
• Memperbarui atau melengkapi data yang tidak akurat (melalui fitur profil atau HR)
• Menarik persetujuan untuk pemrosesan tertentu (misalnya izin lokasi/notifikasi)
• Meminta penghapusan data dalam kondisi yang diizinkan hukum
• Mengajukan keberatan atau pembatasan pemrosesan sesuai ketentuan yang berlaku

Untuk menggunakan hak-hak tersebut, hubungi it@sanivokasi.com atau departemen HR Perusahaan Anda.

10. Anak di Bawah Umur

Aplikasi ini tidak ditujukan untuk anak di bawah 18 tahun dan tidak dengan sengaja mengumpulkan data dari anak di bawah umur. Akses hanya diberikan kepada karyawan atau pengguna yang berwenang dari Perusahaan Anda.

11. Transfer Data Internasional

Beberapa layanan pihak ketiga (misalnya Google/Firebase) dapat memproses data di server di luar Indonesia. Kami memastikan perlindungan data sesuai standar yang berlaku dan ketentuan kontrak dengan penyedia layanan.

12. Perubahan Kebijakan

Kami dapat memperbarui Kebijakan Privasi ini dari waktu ke waktu. Perubahan material akan diberitahukan melalui aplikasi, email, atau pengumuman resmi. Tanggal “Terakhir diperbarui” di bagian atas dokumen ini akan disesuaikan.

13. Hubungi Kami

Jika Anda memiliki pertanyaan tentang Kebijakan Privasi ini atau pemrosesan data pribadi Anda, silakan hubungi:

• Email: it@sanivokasi.com

---

Privacy Policy

App: FOKAL HRIS (Human Resource Information System)
Developer: PT. CAHAYA SANI VOKASI
Package name: com.fokal.hris
Effective date: June 15, 2026
Last updated: August 28, 2026

This Privacy Policy explains how we collect, use, store, and protect your personal data when you use the FOKAL HRIS mobile application (“App”). The App is intended for employees and authorized users granted access by their employer organization (“Your Company”).

By downloading, accessing, or using the App, you agree to the collection and use of information as described in this policy, in accordance with applicable data protection laws in Indonesia, including Law No. 27 of 2022 on Personal Data Protection (UU PDP).

1. Data Controller

The data controller for this App is:

• PT. CAHAYA SANI VOKASI
• Email: it@sanivokasi.com

Your employment data is also processed by Your Company as the HRIS service customer. For employment-related inquiries, contact your Company's HR department.

2. Data We Collect

We may collect the following categories of data:

a. Account and authentication data

• Email address and password (manual login)
• Google account information (name, email, profile photo) if you use Google Sign-In
• Session/authentication tokens to keep you securely signed in

b. Employment and profile data

• Full name, national ID (NIK), gender, religion, marital status
• Date and place of birth, number of children
• Domicile and ID card (KTP) addresses
• Phone number, email, emergency contact
• Job title, department, employment status, join date
• Profile photo and digital signature
• Salary information (shown only after additional verification, if available)
• Supervisor and work location information

c. Attendance and location data

• GPS coordinates (latitude/longitude) during check-in/check-out
• Attendance proof photos (if required by Your Company)
• Attendance history, work schedules, and related records

Note on attendance photos: Attendance proof photos are ordinary photographs (not biometric/face data) that serve as visual evidence of attendance, similar to a security camera snapshot. We do not perform any facial detection or facial recognition on these photos — no facial features, facial templates, or biometric data are extracted, analyzed, stored separately, shared, or used for any other purpose from these photos. Because we do not collect biometric/face data, there is no separate face data to delete or consent to revoke — the underlying photo itself can be deleted via the mechanism described in Section 9 (Your Rights). Users can still submit attendance even if the uploaded photo does not clearly show a face; the App does not validate whether a face is present. Photos are stored as-is on our own servers and are not shared with any third-party facial recognition service. Retention follows the employment data retention policy described in Section 7.

d. HR requests and activity data

• Leave, overtime, business trip, and other HR requests
• Uploaded documents or photos attached to requests
• Approval history and related notifications

e. Device and technical data

• Unique per-device installation ID
• Firebase Cloud Messaging (FCM) token for push notifications
• Platform (Android/iOS), OS version, device model, manufacturer
• App version
• Identifier for Vendor (iOS, when available)
• Crash and error reports (via Firebase Crashlytics)

f. Local on-device data

• App language preference
• Onboarding status and display settings
• Authentication token and session data (stored locally via SharedPreferences)

3. Device Permissions

The App may request the following permissions:

• Internet & network state — communication with HRIS servers
• Location (precise/coarse) — attendance verification at work locations
• Camera — profile photos, attendance proof, and document attachments. The camera only captures ordinary photos; no facial detection or facial recognition is performed
• Storage (Android ≤ 12) — selecting or saving attachment files
• Notifications — request, approval, and announcement alerts
• Foreground location service — attendance flows requiring active location

You may deny certain permissions in device settings, but some features (especially attendance) may not work.

4. How We Use Data

• Provide HRIS services: attendance, profile, leave, announcements, and other HR features
• Verify identity and secure account access
• Send push notifications related to HR activity
• Process requests and approval workflows at Your Company
• Improve app stability and security (crash analysis)
• Comply with legal obligations and Your Company's internal policies

5. Legal Basis for Processing

• Performance of employment and HR service agreements between you and Your Company
• Your consent (e.g., when granting location, camera, or notification permissions)
• Legitimate interests for system security and abuse prevention
• Compliance with applicable legal obligations

6. Sharing Data with Third Parties

We may share data with:

• Your Company — primary HRIS customer
• HRIS backend servers — data is sent to our servers (https://sani.sanivokasi.com and related infrastructure)
• Google LLC — for:
  • Google Sign-In (authentication)
  • Firebase Cloud Messaging (push notifications)
  • Firebase Crashlytics (crash/error reporting)
  Google Privacy Policy: https://policies.google.com/privacy
• Infrastructure providers — hosting and support services under confidentiality agreements
• Legal authorities — when required by applicable law

We do not sell your personal data to third parties for marketing purposes.

7. Data Storage and Retention

Data is stored on servers managed by us and/or Your Company. Local on-device data (such as session tokens) is cleared when you log out or delete app data.

Employment data retention follows Your Company's policies and applicable law. Crash/technical data is retained per Firebase/Google policies.

8. Data Security

We implement reasonable security measures, including HTTPS transmission, authentication-based access control, and internal access restrictions. However, no electronic transmission or storage method is 100% secure.

9. Your Rights

Under applicable law, you may have the right to:

• Access and obtain a copy of your personal data
• Update or correct inaccurate data (via profile features or HR)
• Withdraw consent for certain processing (e.g., location/notification permissions)
• Request deletion where permitted by law
• Object to or restrict processing as provided by applicable regulations

To exercise these rights, contact it@sanivokasi.com or your Company's HR department.

10. Children

The App is not intended for users under 18 and we do not knowingly collect data from children. Access is limited to employees or authorized users of Your Company.

11. International Data Transfers

Some third-party services (e.g., Google/Firebase) may process data on servers outside Indonesia. We ensure appropriate safeguards consistent with applicable standards and contractual obligations.

12. Changes to This Policy

We may update this Privacy Policy from time to time. Material changes will be communicated via the App, email, or official announcements. The “Last updated” date at the top will be revised accordingly.

13. Contact Us

For questions about this Privacy Policy or your personal data, contact:

• Email: it@sanivokasi.com